Kapasite raporu başvurusunda en çok zaman kaybettiren adım, doğru belgeleri eksiksiz bir araya getirmektir. Eksik veya hatalı evrakla yapılan başvurular günler hatta haftalar sonra iade edilmekte; bu durum özellikle ihale, teşvik ya da Yerli Malı Belgesi takvimi olan firmalar için ciddi kayıplara yol açmaktadır.
Bu rehberde TOBB (Sanayi/Ticaret Odası) ve TESK (Esnaf Odası) sistemleri için gerekli tüm belgeleri ayrı ayrı, işletme türüne ve sektöre göre alt başlıklarla aktarıyoruz. Sahadaki deneyimlerimizden derlenen sık yapılan hata uyarılarını da her bölümde bulabilirsiniz.
📌 Hızlı Özet — Çekirdek Belge Listesi (Her İki Sistem İçin)
YMM veya SMMM Onaylı Makine ve Teçhizat Listesi: Her makinenin adı, kapasitesi ve bilanço kıymeti ile birlikte mali müşavir mühürlü ve imzalı.
Son 1 Aya Ait SGK Sigortalı Hizmet Listesi: Kapasite raporu düzenlenecek işyerinin işçileri; daha eski liste kabul edilmez.
Tapu veya Kira Sözleşmesi: İşyeri mülk ise tapu fotokopisi, kiralık ise noter onaylı ya da ıslak imzalı kira sözleşmesi.
Vergi Levhası: Güncel dönem vergi levhası; e-Devlet üzerinden alınabilen versiyonu geçerlidir.
Saha Eksperinden Kritik Uyarı: Sadece Evrak Yüklemek Yetmez!
Yeni TOBB Sanayi Bilgi Sistemi (SBS) geçişiyle birlikte evraklar artık fiziksel dosya olarak değil, sisteme dijital olarak yüklenmektedir. Ancak sahadaki incelemelerde en sık karşılaşılan sorun, muhasebe kayıtlarındaki makine isimleri ile sahadaki makine etiketlerinin uyuşmamasıdır.
1. TOBB Sistemi — Sanayi ve Ticaret Odası Üyeleri İçin Zorunlu Belgeler
TOBB'a bağlı Ticaret veya Sanayi Odası üyeleri, başvurularını Sanayi Bilgi Sistemi (SBS — sanayi.org.tr) üzerinden e-Devlet girişiyle yapar. Belgeler PDF formatında sisteme yüklenir. Aşağıdaki liste tüm sektörler için geçerli olan çekirdek evrak setidir.
| Belge | Format / Özellik | Nereden Alınır? |
|---|---|---|
| YMM / SMMM Onaylı Makine Listesi | Mühür + imza zorunlu; her makinenin bilanço kıymeti yazılı | Kendi mali müşavirinizden |
| SGK Sigortalı Hizmet Listesi | Son 1 aya ait; ilgili işyeri sicil numarasına göre | e-Devlet veya SGK portali |
| Tapu Fotokopisi | İşyeri firmaya aitse; her iki tarafın da imzası aranabilir | Tapu Müdürlüğü / e-Devlet |
| Kira Sözleşmesi | İşyeri kiralıksa; noter onaylı ya da ıslak imzalı, güncel tarihli | Ev sahibiyle imzalanan sözleşme |
| Vergi Levhası | Güncel yıla ait; e-Devlet barkodlu versiyonu geçerli | Gelir İdaresi Başkanlığı / e-Devlet |
| Sanayi Sicil Belgesi | Varsa eklenir; yoksa başvuru yapılabilir ancak ilk kez alanlar için ek adım gerekebilir | İl Sanayi ve Teknoloji Müdürlüğü |
⚠️ En Sık Yapılan Hata: Adres Uyumsuzluğu
SGK işyeri sicil numarasındaki adres, kira sözleşmesi ya da tapu adresiyle tam olarak örtüşmek zorundadır. Taşınma olduysa veya adres farklılığı varsa önce SGK'daki işyeri adresi güncellenmeli; ardından kapasite raporu başvurusu yapılmalıdır. Bu uyumsuzluk, başvuruların yüzde yirmisinden fazlasında ret gerekçesi oluşturmaktadır.
2. Kiralık Makine ve Leasing Durumlarında Ek Belgeler
İşletmenizde mülkiyeti size ait olmayan — kiralık veya finansal kiralama (leasing) yoluyla edinilmiş — makineler varsa, bu ekipmanların kapasite raporuna dahil edilmesi için ek belgeler gerekir.
Kiralık Makine İçin Gerekli Ek Evrak
Kiracı ve kiraya verenin imzaladığı sözleşme. Sözleşme süresinin kapasite raporu geçerlilik dönemini kapsadığından emin olun.
Makineyi kiralayan firmanın yetkili imza sirküleri oda tarafından istenebilir.
Leasing firmasından alınan ve üretimdeki makineye ait sözleşmenin tamamı PDF olarak yüklenir.
Bazı odalar leasing konusu makinenin değerini teyit etmek amacıyla proforma fatura ya da ödeme planı isteyebilir.
⚠️ Kiralık Makineyi Listeden Çıkarmayın
Kiralık makine olduğu için listede gösterilmez sanılarak eksik bırakılan ekipmanlar, üretim kapasitesinin düşük hesaplanmasına ve dolayısıyla üretim yapamamanıza yol açar. Kiralık da olsa fiilen kullandığınız tüm makineler listeye alınmalıdır.
3. OSB'de (Organize Sanayi Bölgesi) Faaliyet Gösterenler İçin Farklılıklar
Organize Sanayi Bölgesi'nde yer alan firmalar için belge seti büyük ölçüde aynı olmakla birlikte, mülkiyet kanıtı konusunda önemli bir farklılık söz konusudur.
| Durum | Sunulacak Belge |
|---|---|
| OSB'de parsel tapusu tescil edilmiş | Tapu senedi (olağan firmalarla aynı) |
| OSB tarafından tahsis edilmiş, tapu henüz çıkmamış | Tapu Tahsis Belgesi (OSB Müdürlüğü'nden alınır) |
| OSB'de kiralık bina | Kira sözleşmesi + OSB'nin yapı kullanım izin belgesi |
Bazı odalar ayrıca OSB Müdürlüğü'nden alınan güncel faaliyet yazısı da talep etmektedir. Başvuru öncesinde bağlı olduğunuz oda ile bu konuyu netleştirmeniz zaman kaybını önler.
4. Taşeron İşçisi Çalıştıran İşletmelerde Ek Evrak
Üretimde doğrudan istihdam yerine taşeronluk sözleşmesiyle işçi çalıştıran firmaların, bu personeli kapasite raporuna dahil ettirebilmesi için ek belgeler sunması gerekmektedir.
Taşeron İşçisi İçin Gerekli Belgeler
5. TESK Sistemi — Esnaf ve Sanatkarlar Odası Üyeleri İçin Belgeler
TESK e-Kapasite sisteminde raporu hazırlayan yetkili mühendis belgeleri toplayarak sisteme girer; başvuru TOBB'dan farklı olarak firma tarafından doğrudan yapılmaz. Ancak firmanın mühendise teslim etmesi gereken belgeler büyük ölçüde örtüşmektedir.
| Belge | Açıklama |
|---|---|
| Esnaf ve Sanatkar Sicil Belgesi | Esnaf odasına kayıtlı olduğunuzu gösteren güncel belge |
| T.C. Kimlik Belgesi / Nüfus Cüzdanı | İşletme sahibinin kimlik fotokopisi |
| İşyeri Belgesi (Tapu / Kira Sözleşmesi) | TOBB süreciyle aynı kural geçerlidir |
| Makine ve Ekipman Listesi | YMM onayı TESK sisteminde zorunlu değil; ancak listenin doğruluğu mühendis tarafından yerinde teyit edilir |
| Personel Bilgileri | SGK listesi veya eşdeğer çalışan belgesi mühendisle paylaşılır |
| Faaliyet Belgesi (gerekirse) | Esnaf odasından alınan, güncel faaliyet konusunu gösterir |
👉 TESK e-Kapasite sisteminin tüm detayları, 2026 yılı e-imza şartları ve esnaf sicil kayıt evrakları için hazırladığımız özel kılavuza göz atabilirsiniz: TESK e-Kapasite Raporu İçin Gerekli Belgeler & Esnaf Başvuru Rehberi →
6. Sektöre Özel Ek Belgeler
Bazı sektörler, genel belge setinin üstüne mevzuat veya oda uygulaması gereği ek evrak sunmak zorundadır. Aşağıdaki tabloda en sık karşılaşılan sektörel gereklilikler özetlenmiştir.
| Sektör | Ek Belge / Gereklilik |
|---|---|
| Ahşap Palet, Kereste, Orman Ürünleri | 5531 sayılı Kanun kapsamında Orman Endüstri Mühendisi veya Ağaç İşleri Endüstri Mühendisi imzalı teknik dosya. Bu imza olmadan rapor oda tarafından onaylanmaz. |
| Gıda İmalatı | Gıda Sicil Belgesi veya Gıda İşletme Kayıt/Onay Belgesi |
| Kimya ve İlaç Üretimi | Çevre izni, ÇED belgesi veya işletme izni (ürün grubuna göre değişir) |
| Tekstil ve Konfeksiyon | Yoğun enerji tüketen tesisler için enerji yönetimi belgesi bazı odalarca istenmektedir |
| İnşaat Malzemesi Üretimi | CE işareti veya ürün kalite belgeleri ek yeterlilik kriteri olabilir |
| İhracat Yapan Firmalar | Yerli Malı Belgesi alacaklar için ek EK-3A/B/C/D cetveli hazırlığı; kapasite raporu bu sürecin ön koşuludur |
7. Makine Listesi Nasıl Hazırlanmalıdır?
Makine ve teçhizat listesi, kapasite raporunun temel teknik dayanağıdır. Ekspertiz sırasında bu liste yerinde kontrol edilir; listede yer almayan makine kapasiteye dahil edilemez.
Doğru Makine Listesinin Unsurları
Marka, model, üretim yılı, motor gücü (kW) ve üretim kapasitesi (adet/saat, m³/gün vb.) gibi teknik parametreler yazılmalıdır.
Her makinenin güncel net defter değeri (amortismanlar düşülmüş) mali müşavir onaylı olarak gösterilmelidir. Toplam bilanço kıymeti satırı zorunludur.
Onay olmadan hazırlanan listelerin yüklenmesi, başvurunun iade edilmesiyle sonuçlanır. İmza ve mühür zorunludur.
Mülkiyeti firmaya ait olmayan makineler listede "(Kiralık)" veya "(Leasing)" olarak belirtilmeli; ilgili sözleşmeler ayrıca eklenir.
Liste başvurudan önceki 3 ay içinde düzenlenmiş veya güncellenmiş olmalıdır. Yıllık eskimiş listeler bazı odalarca reddedilmektedir.
8. Sık Yapılan Hatalar ve Bunlardan Kaçınma Yolları
Saha deneyimimize göre kapasite raporu başvurusunun en çok gecikmeye veya redde yol açan belge hataları şunlardır:
En Yaygın 6 Evrak Hatası
Son 1 aydan eski SGK listesi hiçbir koşulda kabul edilmez. Başvuru tarihinize göre liste yeniden alınmalıdır; çünkü online sistemde listenin tarihi otomatik kontrol edilmektedir.
"Mali müşavir zaten bilgileri giriyor" düşüncesiyle onaysız liste yüklenmesi çok yaygın bir hatadır. Fiziksel mühür ve ıslak imza (veya e-imzalı belge) zorunludur.
Üç belgede de aynı üretim adresi yazmalıdır. Farklılık varsa SBS sistemi uyarı verir ve başvuru askıya alınır.
Yıllık yenilenen kira sözleşmelerinin güncel versiyonu kullanılmalıdır. Süresi dolmuş kira sözleşmesi yetersiz belge olarak değerlendirilir.
Kapasite raporuna yazılmak istenen ürün grubu, firmanın kayıtlı NACE kodu ve oda sicil bilgileriyle örtüşmek zorundadır. Farklılık teknik inceleme aşamasında sorun yaratır.
5531 sayılı Kanun kapsamındaki sektörlerde yetkili mühendis imzası olmadan yapılan başvurular, evraklar tam olsa bile oda tarafından reddedilmektedir.
9. Belge Hazırlığı İçin Pratik Kontrol Listesi
Başvuruya geçmeden önce aşağıdaki kontrol listesini kullanarak evrak paketinizi son kez gözden geçirin. Tüm kutular işaretlenmediyse başvuruyu erteleyin ve eksiği tamamlayın.
✅ Başvuru Öncesi Kontrol Listesi
Başvuru evraklarınızı hazırladıktan sonra sürecin aşamalarını ve onay mekanizmasını Adım Adım Kapasite Raporu Nasıl Alınır? rehberimizden öğrenebilir; rapor onayının ardından kamu ihalelerinde %15 fiyat avantajı sağlayan Yerli Malı Belgesi Başvuru Rehberi içeriğimizi inceleyebilirsiniz.
Evraklarınızı Birlikte Kontrol Edelim
Başvuruya geçmeden önce hazırladığınız belge paketini gözden geçiriyoruz. Eksik ya da hatalı belge varsa sizi bilgilendirip tamamlamanıza yardımcı oluyoruz — boşa harcanan oda ücreti ve zaman kaybının önüne geçin.